Краткая информация о клиенте
ООО «Системлинк» – Генеральный подрядчик, системный интегратор, инжиниринговая компания, реализующая проекты для предприятий топливной, горнодобывающей промышленности, военно-промышленного комплекса, электроэнергетики.
ГК «Системлинк» делает упор на наращивание своей деятельности в энергетическом секторе по внедрению интеллектуальных технологий, интеграции процессов цифровой трансформации и инновационного переустройства отрасли.
Стратегическое сотрудничество с крупнейшими глобальными ИТ-производителями и владение передовыми технологиями позволяют заказчикам ГК «Системлинк» получить доступ к новейшим разработкам и реализовывать конкурентные преимущества на рынке.
Необходимость внедрения Битрикс24.
С какими задачами пришел клиент?
Клиент обратился с запросом на автоматизацию процесса приема и отправки писем, включая их последующее движение и согласование внутри компании. Основная цель заключалась в создании эффективной и прозрачной системы, которая бы обеспечивала централизованное управление всей корреспонденцией. Это включало в себя автоматическое распределение входящих писем по ответственным сотрудникам, отслеживание их статуса на различных этапах согласования и обработку, а также упрощение отправки ответов.
Такой подход был необходим для улучшения внутренней коммуникации, повышения оперативности и сокращения времени на административные задачи.
Критерии выбора Битрикс24:
- платформа итогового продукта должна сопровождаться и развиваться
без привязки к конкретному разработчику - должна быть поддержка бизнес-процессов, возможность автоматизации
процессов - платформа должна быть легко кастомизируемой под нестандартные
требования - платформа должна легко администрироваться
- должна быть возможность хранения файлов в облаке (диск)
- должна быть возможность ведения реестров
Процесс внедрения, особенности проекта
Мы предложили разработать и внедрить централизованное решение в виде корпоративного портала на базе Битрикс24. Это комплексное решение для автоматизации процесса приема и отправки писем (документов), включая их последующее движение и согласование внутри компании.Основная цель – эффективная и прозрачная система, которая обеспечивает
централизованное управление всей корреспонденцией, что значительно улучшит
внутреннюю коммуникацию, повысит оперативность и сократит время на
административные задачи.
- Согласование договоров
- Регистрация/обработка входящей и исходящей корреспонденции
- Постановка задач
- Служебные заявки и сообщения
- Заявки на выдачу товарно-материальных ценностей
- Все перечисленные сущности должны бы сосредоточены в рамках отдельных проектов
Работа с решением. Достигнутые результаты
Создано комплексное решение для автоматизации процесса приема и отправки писем (документов), включая их последующее движение и согласование внутри компании. Основная цель - эффективная и прозрачная система, которая обеспечивает централизованное управление всей корреспонденцией, что значительно улучшит внутреннюю коммуникацию, повысит оперативность и сократит время на административные задачи.
Для успешного запуска проекта необходимо, чтобы каждый участник четко понимал все этапы работы и зону своей ответственности за выполнение поставленных задач. Наша система предоставляет такую возможность: при добавлении договора, содержащего ключевую информацию о стоимости, реквизитах, описании и предмете, необходимо указать список наблюдателей – сотрудников, через которых будет проходить процесс согласования. Одним из преимуществ является то, что договор считается согласованным только после одобрения всеми наблюдателями, а подписание осуществляется с использованием простой электронной подписи. Вся история взаимодействия с договором сохраняется в формате PDF, включая комментарии сотрудников, вложения и прочие связанные материалы.
При выставлении счёта на конкретный проект он автоматически привязывается к данному проекту. Далее, счет проходит аналогичный процесс согласования через наблюдателей, с отображением истории изменений, статуса оплаты и завершения проекта.
Проект успешно реализован на основе коробочной версии платформы Битрикс24, что позволило создать надежную систему, полностью соответствующую требованиям клиента, и заложить прочный фундамент для будущего роста и масштабирования бизнеса. Активное использование стандартных модулей, таких как списки и бизнес-процессы, позволило эффективно организовать рабочие процессы компании на данной платформе. В результате удалось существенно сократить время и затраты на разработку индивидуальных решений, а также обеспечить быструю интеграцию существующих процессов в новую систему
- Документооборот
- Система учета рабочего времени и ежедневных отчетов сотрудников
- Хранение и упорядочивание документов
- Автоматизация бизнес-процессов по договорной деятельности
- Планирование и проведение личных и групповых встреч (календари, планерки и собрания
- Коммуникации между сотрудниками (чаты, письма, телефония, отчеты)
Отзыв заказчика о проделанной работе
Генеральный директор ООО "Системлинк"
Н.А. Турапин
